TCO de tu eCommerce: ¿Qué es y cómo se calcula?

Escrito por Trilogi the eCommerce Agency
08/08/2024

Con la revolución digital de los últimos años muchas empresas se han planteado crear un eCommerce para vender sus productos. Es una decisión estratégica e importante para cualquier organización. Uno de los principales retos es saber cuánto cuesta mantener un eCommerce, entre las necesidades tecnológicas y operativas que puedas tener.

Aquí entra en juego el concepto (TCO) Total Cost of Ownership. Este dato es la suma del coste inicial de la plataforma eCommerce (Licencia, plug-ins, desarrollo…) y los costes operacionales durante los primeros 3-5 años. Es un análisis importante ya que 43% de las empresas declara que los costes son superiores o muy superiores a los calculados en el TCO (Fuente Forrester).

Calcular el TCO para distintas plataformas te ayudará a decidirte antes de empezar tu eCommerce y a mantenerte dentro del presupuesto y minimizar cualquier sorpresa en un futuro.

¿Qué hay que tener en cuenta para calcular el TCO?

Cuando hablamos de los costes iniciales de un eCommerce, estamos hablando del precio de licencia, el hosting, las extensiones (add-ons), las aplicaciones de terceros (plug-ins), el desarrollo de funciones, el diseño gráfico y el mantenimiento continuo.

También hay que tener en cuenta el coste oportunidad, ya que juega un papel clave en el análisis del TCO. El coste de oportunidad es el valor de la pérdida potencial por elegir una plataforma en lugar de otra. Por ejemplo, una plataforma puede ser más barata de inicio, pero tiene caídas o problemas frecuentes, lo que resulta en una pérdida de ingresos y un coste extra en mantenimiento. O una plataforma que encaja en tus requisitos actuales, pero que no podrá escalar en un futuro cuando tu negocio crezca.

¿Cómo calcular el TCO?

La fórmula más básica es:

TCO = Total costes / Ventas anuales

Se recomienda que este cálculo se haga a 3 años, para poder saber con más precisión si estás tomando la decisión correcta.

Como hemos comentado, la parte más complicada puede ser saber realmente cuánto te cuesta mantener el eCommerce, ya que hay gastos que se encuentran ocultos. También es importante saber que el coste de una tienda online no es el mismo el primer año que el segundo año. Puedes hacer una media de los tres primeros años para tener una estimación correcta.

Fuente: Forrester

Puedes hacerte ciertas preguntas que te pueden ayudar a estimar el coste total del eCommerce:

  • Coste de subscripciones: Pueden ser plug-ins, add-ons o la licencia si se paga de forma recurrente.
  • Cotes iniciales: coste del proyecto eCommerce, de su desarrollo y la implementación (Fase de testing).
  • Coste de integraciones: ERP, CRM, WMS, PIM, etc.
  • Costes de comisiones: hay plataformas de pago que tienen comisiones, es un coste añadido.
  • Costes de mantenimiento mensuales: mantenimiento técnico, hosting, seguridad, backups, etc.
  • Costes de personal: cuántas horas dedicas a la semana a mantener el eCommerce actualizado.
  • Costes inesperados: calcula un extra de entre 10 – 20%.

En la partida de ventas totales hay que calcularlo de forma anual, y es importante tener en cuenta el crecimiento mensual proyectado, para que el TCO sea útil para estimaciones futuras.

TCO costes ecommere
Fuente: Forrester

Diferencias de TCO entre plataformas eCommerce

El tipo de plataforma que elijas para tu eCommerce puede hacer variar tus costes iniciales. Depende del lenguaje de programación (PHP/Java), código (open source/propietario/custom) y del tipo de plataforma (Monolítica o Headless).

Desde hace unos años la tendencia es utilizar una plataforma headless, con un core java y un front-end open source. Lo que te da mucha flexibilidad a la hora de trabajar tu eCommerce.

Para simplificar este proceso, vamos a analizar tipos de plataformas eCommerce dependiendo de su tecnología:

  • Plataformas Monolíticas Legacy: un único tipo de plataforma, necesita un equipo muy formado para operarla. Hay que tener en cuenta que en este tipo de plataformas hay que desarrollar el Backend y hay pocos plug-ins y add-ons, lo que supone costes extras si hay que desarrollarlos.
  • Plataformas Monolíticas SaaS: hospedada en la nube, con flexibilidad hasta cierto punto para personalizar tu plataforma. Hay que tener en cuenta el coste de los add-ons, que se compran en las librerías de cada plataforma y normalmente tienen un coste de subscripción.
  • Plataformas Headless SaaS: separación entre el backend y el front-end. Es el proveedor del eCommerce quien ofrece desarrollos para hacer más robusto el eCommerce, sin costes ocultos. El administrador se enfoca en estrategias de negocio sin preocupación por actualizaciones y migraciones. Total personalización del eCommerce. Este tipo de plataformas facilitan la integración omnicanal de canales online y offline.  Hay que tener en cuenta el coste de los add-ons.

Lo importante es elegir un software eCommerce que pueda crecer con tu negocio y cubra tus necesidades durante años. Ya que el coste inicial es elevado y tener una escalabilidad, te hará amortizar ese coste. Si no lo tienes claro, desde Trilogi podemos asesorarte, ayudándote a tomar la mejor la decisión.

Ventajas de calcular el TCO

Hacer este cálculo te permite tomar decisiones de compra y tener más información a la hora de elegir tu plataforma eCommerce, lo cual es una decisión importante. Además, mejora el rendimiento financiero a largo plazo, puedes tomar decisiones sobre si externalizar o no ciertos equipos y sobre todo, te ayuda a calcular el ROI de tu negocio. Así que, hacer que el equipo de IT se involucre en la realización de un TCO puede ser muy útil para ayudarte a decidirte por una plataforma eCommerce u otra en función de tus costes y las necesidades que contemples en un futuro.

En definitiva, recuerda que no considerar los gastos “ocultos” harán que aumente considerablemente el TCO, lo que te obligará a invertir más sin tener asegurados los resultados.